Document Management System

Štíhlá správa dokumentů, (DMS - Document Management System) přináší pro firmu řadu výhod. V prvé řadě Vám pomůže zavést pořádek v nestrukturovaných datech, můžete snadno sdílet jakékoliv dokumenty, soubory, záznamy, předlohy nebo formuláře a jste optimálně informováni o změnách, které se Vás týkají.

Klíčové benefity pro Vás:
  • Okamžitě naleznete potřebný dokument, soubor, informaci nebo změnu.
  • Rychleji sdílíte, připomínkujete a schvalujete.
  • Snadno porovnáte změny mezi různými verzemi záznamů, formulářů, předloh...
  • Rychleji tvoříte a udržujete technickou, ISO aj. dokumentaci.
  • Snadno nastavíte přístupy.
  • Máte ve sdílených datech pořádek.
                            

4 in 1

  

Zažijte kvalitnější spolupráci
Vlastnosti pracovní plochy využijte jako:
  • File manager pro správu a sdílení externích souborů
  • Textový editor pro vytváření normovaných dokumentů a šablon
  • Intranetový prohlížeč pro vytváření firemní wikipedie
  • Společný prostor pro bezpečné sdílení souborů, informací, úkolů, projektů.
   Snadno předáte dokument i několika uživatelům najednou s konkrétními úkoly pro každého z nich. Máte přehled o tom, kdo již dokument přečetl a v jakém aktuálním stavu jsou vypracovávané úkoly. Můžete také určit časové omezení přístupu k dokumentům. Pomocí těchto a dalších možností snadno pokryjete potřeby vaši spolupráce.

Vyhledejte okamžitě potřebný dokument

  

Využijte fulltextové vyhledávání
Každý dokument můžete napříč organizací ihned vyhledat nejen podle názvu dokumentu, ale také podle odpovědné osoby, ID dokumentu nebo metadat.
   Pomocí rychlého i rozšířeného fulltextového vyhledávání ihned naleznete požadovaný text a to napříč všemi dokumenty, ke kterým máte přístup.

Porovnejte verze dokumentů

  

Zvykněte si na inteligentní funkce
Jakékoliv verze dokumentů můžete porovnat mezi sebou a to až na úroveň změny v textu! I změna jediného písmena je zaznamenána. Pro rychlou orientaci slouží funkce rychlého přepínání mezi provedenými změnami. Šetříte tak spoustu času při hledání rozdílů mezi různými verzemi dokumentu.
   Díky unikátnímu řešení „kontextového menu“ jsou všechny uživatelské funkce viditelné a jsou v dosahu maximálně na dvě kliknutí myši.

Snadno vytvořte předlohy dokumentů

  

Naplňte požadavky ISO a pravidla SMART
Jakékoliv dokumenty (smlouvy, formuláře, dotazníky…) můžete ihned zařadit mezi předlohy, které jsou dostupné potřebným uživatelům.   Naplňte požadavky ISO 9000, ISO 9001, buďte napříč vaší organizací komfortně informováni o změnách v dokumentech, mějte je vždy aktuální, kdykoliv se podívejte na personalizovanou historii změn a mnoho dalšího.

Schvalujte a připomínkujte bez byrokracie

  

Mějte vaše dokumenty v bezpečí
Díky novým funkcím můžete připomínkovat a úkolovat kolegy přímo v kontextu obsahu či souborů.   Všechny vaše dokumenty, know-how a data jsou automaticky chráněny šifrováním. Pomocí Smart Share® ECM můžete spolupracovat na dokumentech bez závislosti na formátu a napříč operačnímy systémy (Windows, Linux, Mac, Solaris).