Rychlé tipy pro práci se SMART SHARE^® ECM

Založte si vlastní pracovní skupinu

» Vytvořte si virtuální tým! Pomocí horního menu – "Organizace" – "Skupina" – a přiřaďte do "Skupiny" osoby. Pozvěte dalšího uživatele emailem!

Pracujte společně na jednom dokumentu on-line

» Pište dokument společně v reálném čase. Unikátní protikolizní systém se postará o hladkou spolupráci. Když jiný uživatel provede změnu ve stejném místě dokumentu jako vy, systém vás automaticky upozorní na možný vznik kolize a vybídne Vás, abyste daného uživatele kontaktovali. Když přesto kolize nastane, máte možnost vybrat si správné řešení.

Využijte na maximum unikátních vlastností pracovní plochy

Pracovní plocha kombinuje vlastnosti textového editoru, file manageru a internetového prohlížeče.

» Vytvářejte obsahy, tabulky, vkládejte obrázky, poznámky  – pište a publikujte!

» Vkládejte jakákoliv data pomocí „Odkaz abc“ – „Soubor v lokálním datovém systému“ nebo pomocí „Soubor“

» Vytvářejte Wiki – pomocí funkcí „Odkaz abc“ – „Nadpis nebo požadavek v otevřeném dokumentu“ nebo „Citát …“ máte nebývalé možnosti propojení vašich dokumentů nebo projektů.

» Až budete se svou prací spokojeni, synchronizujte nový obsah nebo data s ostatními ve skupině pomocí „Publikovat vaše změny“.

» Použijte funkci „Verze dokumentů“ a porovnejte obsahy jakýchkoliv verzí daného dokumentu vůči sobě.

 

» Označte myší text v dokumentu nebo cokoliv na pracovní ploše a použijte funkci „Video změn“. Uvidíte krok za krokem, jak se obsah vyvíjel.

Použijte záhlaví dokumentu

» Klikněte na záhlaví dokumentu a určete zařazení a příznaky dokumentu nebo projektu. Např. Rozpracovaný, Oficiálně schválený, Čistě soukromý.

» Jednotlivě – vyberte v horním menu „Nový dokument“ a „Importovat dokument“

» Hromadně - vyberte v horním menu „Další funkce“ – „Importovat dokumenty“ – „Vybrat a přidat textový soubor“ a určete si zda se mají ihned publikovat a přiřaďte skupinu a další vlastnosti.

Vyhledávejte fulltextově přes všechny dokumenty/projekty, ke kterým máte přístup

» Použijte vyhledávací lištu nebo funkci „Rozšířené vyhledávání“ a vyhledejte text i v minulých verzích dokumentů!

» Když chcete zveřejnit jiným skupinám dokument jen pro čtení, určete tuto skupinu v záhlaví dokumentu.

» Až budete s vypracovaným dokumentem spokojeni nebo budete chtít jen delegovat revizi, použijte „Předat dokument dalšímu uživateli“.

Vytvořte šablonu dokumentu i pro ostatní uživatele ve skupině

» Vypracujte si dokument podle vašich představ a v záhlaví dokumentu určete, aby byl zařazen mezi šablony. Při založení nového dokumentu „Nový dokument“ vyberte „Použít předlohu“.

» V listu „Zprávy“ můžete posílat zprávy vašim kolegům, filtrovat, vyhledávat.

» Ihned víte, co ještě máte udělat. Při výběru úkolu se vám zobrazí i náhled dokumentu a jste rychle uvedeni do kontextu.

» Funkce „Úkol“ vám umožní zadat i termín splnění!

Nastavte si emailovou notifikaci

Tiskněte dokumenty ve vašem corporate design.

Máte dotazy?